Ochrona danych pozyskiwanych, gromadzonych i przetwarzanych przez firmę dotyczy także ich niszczenia. Polskie i unijne prawodawstwo dość skrupulatnie określa zasady ochrony danych i jednocześnie wskazuje wysokie kary za ich nieprzestrzeganie. Właściwe niszczenie dokumentów jest koniecznością nie tylko z powodu ograniczeń wskazanych przez regulacje, ale także jest podstawą ochrony interesów firmy.

Właściwe przechowywanie dokumentów

Pierwszym elementem, o którym bezwzględnie należy pamiętać, jest odpowiednie gromadzenie dokumentów. To, że są one już niepotrzebne w przedsiębiorstwie lub nieaktualne, nie oznacza, że nie zawierają danych wrażliwych lub informacji tajnych niezbędnych dla realizacji celów biznesowych firmy. Dlatego nawet te dokumenty, które są już przeznaczone do zniszczenia, muszą być przechowywane we właściwy sposób.

Jednym z rozwiązań jest wstawienie do biura odpowiednio zabezpieczonej szafki, do której można składować tego typu materiały. Podobnie jest w przypadku dokumentów zapisanych elektronicznie, na różnego rodzaju nośnikach jak dyskietki, płyty lub dyski zewnętrzne. Część z nich może być trudna do odtworzenia na nowych komputerach, które nie są przystosowane na przykład do uruchomienia dyskietek. Ale dane na nich zapisane wciąż tam są, podlegają więc właściwemu zabezpieczeniu i wymagają odpowiedniego zniszczenia.

Brak możliwości odtworzenia dokumentów

Jednym z warunków prawidłowego zniszczenia dokumentów jest brak możliwości ich późniejszego odczytania. Niektóre niszczarki biurowe mogą mieć z tym problem – zdarza się, że tną dokumenty na dość grube paski, z których i tak swobodnie niektóre dane dałoby się odczytać. Profesjonalne niszczenie dokumentów sprawia, że w żaden sposób nie jest możliwe ich dalsze odczytanie. Dlatego też ważne, żeby mieć pewność, że wybrane dokumenty nadają się do zniszczenia – nie ma potem możliwości ich przywrócenia w żaden sposób, zarówno w postaci papierowej, jak i na nośnikach elektronicznych. Mało tego, materiał, który w ten sposób powstaje może być dalej przetwarzany – o ile będzie w odpowiedni sposób posegregowany i łatwy do oddzielenia. Dlatego też warto oddzielić na przykład papierowe dokumenty od segregatorów, teczek czy koszulek foliowych.

Jakimi narzędziami powinna dysponować firma niszcząca dokumenty

W przypadku niszczenia dokumentów istotne są trzy elementy procesu, z których każdy może zaważyć na poprawnym przebiegu utylizacji materiałów. Należą do nich gromadzenie dokumentów, ich przekazanie i przewóz do miejsca zniszczenia oraz sam proces niszczenia wykonany przez dedykowane do tego celu specjalistyczne urządzenia.

Gromadzenie dokumentów przeznaczonych do niszczenia

Ta część procesu związanego z utylizacją dokumentów jest realizowana przez firmę, która w wyniku prowadzonej działalności wytwarza różnorodną dokumentację. Materiały przeznaczone do zniszczenia powinny być gromadzone w odpowiednim miejscu, do którego dostęp będą miały tylko uprawnione osoby. Profesjonalna firma niszcząca dokumenty ten etap utylizacji dokumentów może swoim klientom ułatwiać dostarczając specjalne skrzynki przeznaczone do gromadzenia dokumentacji dedykowanej do zniszczenia. W ten sposób materiały będą oczekiwać w bezpiecznym miejscu na drugi etap procesu polegający na przekazaniu i przewiezieniu dokumentów do niszczarni.

Przekazanie i przewóz dokumentacji

Przekazanie materiałów przeznaczonych do utylizacji zawsze musi odbywać się protokolarnie. W ten sposób zleceniodawca zabezpiecza się przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z wyciekiem danych. Jednocześnie firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów przejmuje na siebie obowiązek prawidłowego i zgodnego z prawem zniszczenia przekazanych materiałów.

Istotny, z punktu widzenia zabezpieczenia przed wyciekiem danych, jest także transport przekazanych materiałów. Specjalistyczna firma musi zapewnić specjalistyczne pojemniki na dokumenty, kontenery zabezpieczane plombą, a także dostosowane do przewozu dokumentów samochody, które dodatkowo muszą być nadzorowane przez system GPS. Te wszystkie elementy gwarantują pełne zabezpieczenie przewozu przed możliwą kradzieżą danych.

Niszczenie dokumentów – etap finalny

Właściwe zniszczenie dokumentów polega na tym, aby zawarte na nich dane były niemożliwe do odczytania. Najważniejszym elementem tej części procesu jest zastosowanie odpowiednich urządzeń, które zapewnią skuteczną anihilację danych. Decydując się na usługę niszczenia dokumentów należy wybrać firmę, która wykorzystuje maszyny spełniające wytyczne wskazane w standardzie ochrony ISO/IEC 21964. Certyfikowane urządzenia niszcząco-prasujące tworzą odpad, który następnie jest przekazywany do powtórnego przetworzenia.

Ważne są także zabezpieczenia stosowane w niszczarni. Profesjonalnie przystosowany do procesu utylizacji materiałów obiekt musi być monitorowany i chroniony, a firma go obsługująca posiadać stosowne ubezpieczenie OC.

Dokumentacja z procesu niszczenia dokumentów

Dla pewności, że cały proces niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe lub dane wrażliwe przebiega prawidłowo i zgodnie z prawem, profesjonalna firma, która się tym zajmuje, sporządza odpowiednią dokumentację. Zawierają się w niej między innymi zlecenie zniszczenia, protokół przekazania dokumentów, a także certyfikat zniszczenia. Co ciekawe, w trakcie samego procesu uruchamiane są kamery, dzięki czemu proces niszczenia dokumentów jest nagrany. Daje to dodatkowe zabezpieczenie i pewność, że wszystko zostało wykonane jak należy. Firma, która zleca usługę niszczenia dokumentów, otrzymuje także zapis filmowy tego procesu na płycie.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów